Startseite, Anmelden
Workshop ist die integrierte Webanwendung für das Management Ihrer Werkstatt, Kunden und Lieferanten.
Workshop ermöglicht Ihnen das Verwalten der folgenden Daten:
Zm Starten der Anwendung rufen Sie den Link zu Workshop auf.
Geben Sie Ihre Anmeldetaten ein (Benutzer-ID und Kennwort) und klicken auf [Anmelden].
Startseite, Anmelden
Wenn Ihre Anmeldedaten korrekt eingegeben wurden, wird die Anwendungsübersicht angezeigt:
Startseite nach dem Anmelden mit Bereichen
In Workshop können Sie Stammdaten, auf die Sie sich z.B. in Reparaturaufträgen oder Rechnungen beziehen möchten, auf zwei Wegen anlegen.
Eine mögliche Reihenfolge beim Anlegen der Stammdaten ist:
Alternativ können Sie auch direkt mit dem Anlegen eines Reparaturauftrags beginnen.
Wenn Sie festellen, daß in der Eingabemaske für einen Reparaturauftrag Stammdaten (z.B. der Kunde) fehlt, können Sie den neuen Kunden über ein Popup-Fenster anlegen:
Anlegen von neuen Stammdaten während der Arbeit
Dieser neue Kunde steht danach sofort zur Auswahl im Reparaturauftrags-Formular zur Verfügung.
So wie beschrieben, können Sie auch Fahrzeuge, Arbeitswerte oder Ersatzteile anlegen.
Listenansichten zeigen eine geordnete Tabelle der Daten eines Moduls, hier z.B. die Kunden:
Listenansicht - hier die Kunden
In der Listenansicht finden Sie die folgenden Bereiche:
In jeder Datensatzzeile der Tabelle befinden sich die folgenden Schaltflächen:
Öffnet die Einzelansicht des Datensatzes
Öffnet den Datzensatz zum Bearbeiten von Daten
Löscht den Datensatz nach einer RückfrageZum Filtern der Daten stehen bei den Filter-Feldern
In Textfelder können Sie ein Suchwort (auch teilweise) eingeben. Drücken Sie dann [ENTER].
Auswahllisten zeigen alle möglichen Werte in der Spalte.
Wenn Sie eine Tabelle nach Feldern filtern wollen, die nicht in der Tabelle angezeigt werden, klicken Sie auf den Link Erweiterte Suche. Geben Sie Suchwerte ein oder wählen Sie Werte aus den Aufklapplisten aus und klicken dann auf [Suchen]. Die Liste wird dann aktualisiert.
Eingabemasken werden zum Anlegen von neuen Daten oder zum Ändern von bereits bestehenden Daten verwendet:
Eingabemaske für einen Datensatz
In der Eingabemaske sind verschiedenen Elemente vorhanden:
Einzelansichten eines einzelnen Datensatzes können z.B. zum Ausdrucken verwendet werden:
Einzelansicht eines Datensatzes
Außerdem sind evtl. Links zum Anzeigen von Detailinformationen vorhanden (hier Fahrzeuge, Reparaturaufträge oder Rechnungen des Kunden).
Über das Hauptmenü oder den Link im Benutzermenü gelangen Sie zur Übersicht der Firmeneinstellungen:
Übersicht der Firmeneinstellungen
19|Allgemeiner Steuersatz (19%)
7|ermäßigter Steuersatz (7%)
0|Umsatzsteuerfrei
|) und die Beschreibung des Steuersatzes ein.Die Adresse wird u.a. verwendet auf den Rechnungsausdrucken.
{repairOrderYear}{repairOrderMonth}{repairOrderDay}{repairOrderCountByYear} (zzgl. Nummer des letzten Reparaturauftrags dieses Jahr){repairOrderCount}|){repairOrderCountByYear>%03d} (s. auch Platzhalter für Formatierung){invoiceYear}{invoiceMonth}{invoiceDay}{invoiceCountByYear} (zzgl. der letzten benutzten Rechnungs-Nr. dieses Jahr){invoiceCount}|){invoiceCountByYear>%03d} (s. auch Platzhalter für Formatierung)_GRAND_TOTAL_ ersetzt durch den Rechnungs-Gesamtbruttobetrag._SERVICE_DATE_ ersetzt durch den angegebenen LeistungszeitraumWorkshop unterstützt das Verwalten von Mahnungen in drei Stufen. Legen Sie hier die Mahngebühren und Texte für die Stufen I bis III fest.
{quoteYear}{quoteMonth}{quoteDay}{quoteCountByYear} (zzgl. der letzten benutzten Angebots-Nr. dieses Jahr){quoteCount}|){quoteCountByYear>%03d} (s. auch Platzhalter für Formatierung)In Workshop können Sie beliebig viele Benutzer anlegen, die mit dem System arbeiten können.
Workshop enthält ein Berechtigungssystem, über das die erlaubten Tätigkeiten eines Benutzers gesteuert werden.
Hier können Sie die folgenden persönlichen Infos ändern:
Nach einer Änderung klicken Sie auf [Speichern].
Geben Sie das neue Kennwort zweimal ein und klicken Sie auf [Speichern]].
In WorkShop können Ersatzteile verwaltet werden, um sie beim Aufstellen eines Reparaturauftrags einfach zu finden und zuordnen zu können.
Ansicht eines Ersatzteils
In WorkShop können Arbeitsoperationen verwaltet werden, um sie beim Aufstellen eines Reparaturauftrags einfach zu finden und zuordnen zu können.
Ansicht einer Arbeitsoperation
Sie können einen neuen Reparaturauftrag auf verschiedenen Wegen anlegen:
Beim Anlegen eines Reparaturauftrags über den Kalender wird entweder die angeklickte Stundenzeile als Startzeit übernommen oder bei einem Klick in den Ganztags-Bereich die Checkbox Ganztags ausgewählt.
Nach dem Speichern des neuen Auftrags gelangen Sie in die Ansicht des Auftrags.
Hier können Sie dem Auftrag entweder auszuführende Arbeitsoperationen oder zu verwendende Ersatzteile hinzufügen.
Die Auftragsnummer wird beim Anlegen des Auftrags automatisch berechnet, basierend auf der Nummerierungsvorlage in Ihren Firmeneinstellungen.
Die Angabe des Arbeitsplatzes und des Mechanikers (s.Firmeneinstellungen/Arbeitsplätze und Benutzer) ermöglicht die Anzeige des Reparaturauftrags im Kalender, wenn er entweder nach Arbeitsplatz oder Mechaniker gefiltert dargestellt wird.
Wenn Sie beim Anlegen eines neuen Reparaturauftrags feststellen, daß Sie evtl. den Kunden , das Fahrzeug oder den Arbeitsplatz noch nicht angelegt haben, klicken Sie rechts neben der entsprechenden Aufklappliste auf das 
-Icon.
In der angezeigten Popup-Eingabemaske können Sie den fehlenden Stammdatensatz nachtragen und speichern. Der Datensatz wird dann zur Aufkplappliste hinzugefügt und ausgewählt (s. auch Anlegen der Stammdaten während der täglichen Benutzung).
Ein Reparaturauftrag durchlüft verschiedene Stadien:
Sie können den Status weiterschalten entweder in der Einzelansicht oder in der Eingabemaske des Auftrags:
Stati eines Reparaturauftrags
Im Bild bedeutet
Im Rahmen einer Reparatur werden Arbeitsoperationen (einzelnen Tätigkeiten) durchgeführt und evtl. Ersatzteile verwendet.
Nach dem Anlegen eines neuen Reparaturauftrags oder auch im Status Reparatur läuft können Sie Arbeitsoperationen hinzufügen.
Arbeitsoperation hinzufügen
Die Eingabemaske für die neue Arbeitsoperation wird angezeigt:
Eingabemaske für eine neue Arbeitsoperation
Die Arbeitsoperation wird dem Auftrag (mit der bei der Arbeitsoperation hinterlegten geplanten Zeit) hinzugefügt.
Zum Ändern der Arbeitsoperation klicken Sie in der Tabelle der Arbeitsoperationen des Auftrags auf das -Icon.
Arbeitsoperation hinzufügen
Die Eingabemaske für das neue Ersatzteil wird angezeigt:
Eingabemaske für ein neues Ersatzteil
Das Ersatzteil wird dem Auftrag hinzugefügt.
Zum Ändern des Ersatzteils klicken Sie in der Tabelle der Ersatzteile des Auftrags auf das -Icon.
Wenn der Auftrag abgeschlossen ist (d.h. alle Arbeitsoperationen und verwendeten Ersatzteile eingetragen wurden), können die Daten des Auftrags in eine neue Rechnung übernommen werden.
Klicken Sie dazu auf den neuen Status Reparatur in Rechnung gestellt. Nach einer Rückfrage wird die Eingabemaske für eine neue Rechnung angezeigt:
Rechnung aus Reparaturauftrag anlegen
Siehe auch
Im Kalender werden die folgenden Termine angezeigt:
Sie können eine Rechnung auf verschiedene Arten erstellen:
Beim Anlegen einer Rechnung über den Aufgaben-Link Neue Rechnung anlegen ist es nicht erforderlich, vorher einen Reparaturauftrag anzulegen und diesen dann in die Rechnung zu übernehmen.
So kann z.B. eine Rechnung nur für verkaufte Ersatzteile - ohne zugeordnetes Kundenfahrzeug - erstellt werden.
Wenn Sie eine neue Rechnung über den Aufgaben-Link Neue Rechnung anlegen im Rechnungen-Modul erstellen, wird die folgende Eingabemaske angezeit:
Eingabemaske für eine neue Rechnung
Rechnungsnummer (1)
Die Rechnungsnummer wird beim Anlegen der Rechnung automatisch berechnet basierend auf der Nummerierungsvorlage in Ihren Firmeneinstellungen.
Kunde (2)
Wählen Sie einen bereits angelegten Kunden aus oder erfassen Sie über 
einen neuen Kunden, der danach in der Auswahliste gewählt ist.
Siehe auch Anlegen der Stammdaten während der täglichen Benutzung.
Titel (3)
* Wenn im Rechnungstitel einer der folgenden Platzhalter verwendet wird, wird dieser
beim Ausdruck der Rechnung ersetzt durch den entsprechenden Wert:
| Platzhalter | Wert |
|---|---|
_INVOICE_NBR_ |
Rechnungsnr. |
_DATE_MONTH_NN_ |
Datum Monat (z.B. ‘07’ für Juli) |
_DATE_MONTH_WIDE_ |
Datum Monat (z.B. ‘Juli’) |
_DATE_MONTH_ABBR_ |
Datum Monat (z.B. ‘Jul’) |
_DATE_MONTH_NARROW_ |
Satum Monat (z.B. ‘J’) |
Kopzeile (4)
Sie können den Standardtext für dieses Feld in in Ihren Firmeneinstellungen festlegen.
_GRAND_TOTAL_ vorhanden ist, wird er beim Ausdrucken der Rechnung durch die Rechnungs-Gesamtsumme ersetzt.Zahlungsbedingungen (5)
Sie können den Standardtext für dieses Feld in in Ihren Firmeneinstellungen festlegen.
Fusszeile 1 (6)
Sie können den Standardtext für dieses Feld in in Ihren Firmeneinstellungen festlegen.
_SERVICE_DATE_ vorhanden ist, wird er beim Ausdrucken der Rechnung durch die Eingabe im Feld Leistungszeitraum ersetzt.Fusszeile 2 (7)
Sie können den Standardtext für dieses Feld in in Ihren Firmeneinstellungen festlegen.
Klicken Sie anschließend auf [Anlegen] und fahren mit dem Hinzufügen der Rechnungspositionen fort.
Wenn Sie eine Rechnung zu einem Reparaturauftrag anlegen wollen:
Stellen Sie sicher, daß der Auftrag im Status Abgeschloßen ist (s. Auftragsstatus)
Klicken Sie in der Einzelansicht des Reparaturauftrags auf den Aufgaben-Link Rechnung anlegen.
Es wird die Eingabemaske für eine neue Rechnung angezeigt. In der Maske wurden die folgenden Felder bereits aus dem Reparaturauftrag übernommen:
Klicken Sie anschließend auf [Anlegen].
Wenn im Reparaturauftrag bei einer Arbeitsoperation bzw. einem Ersatzteil keine tatsächlich verbrauchten Mengen eingetragen wurden, werden in der Rechnungsposition die geplanten Zeiten bzw. Mengen zur Preisberechnung verwendet.
Rechnungspositionen können entweder Arbeitsoperationen oder Ersatzteile beinhalten.
Nach dem Anlegen einer neuen Rechnung erscheint die Eingabemaske zum Hinzufügen von Rechnungspositionen:
Eingabemaske zum Hinzufügen von Rechnungspositionen
Rechnung (1)
Die Rechnung, zu der die neue Rechnungsposition hinzugefügt werden soll, ist bereits ausgewählt.
Lfd. Nr. (2)
Die laufende Nummer der Position wird bei jeder weiteren Position automatisch hochgezählt. Sie können durch Ändern der laufenden Nummer aber auch die Reihenfolge der Positionen innerhalb der Rechnung ändern.
Preis (3)
Geben Sie den Preis als Netto-Wert ein.
Steuersatz (4)
Geben Sie die Mehrwertsteuer als Prozentzahl (z.B. “19”) ein.
Der Gesamt-Bruttopreis der Position wird nach dem Speichern berechnet aus:
Nach dem Klick auf [Anlegen] wird die neue Rechnungsposition gespeichert und die Eingabemaske wieder angezeigt zum Hinzufügen weiterer Positionen.
Wenn Sie alle Positionen hinzugefügt haben, klicken Sie in der Positionen-Eingabemaske auf [Abbrechen].
Es wird nun die Einzelansicht der Rechnung angezeigt:
Einzelansicht einer Rechnung
Mit den Icons , können Sie einzelne Rechnungspositionen anzeigen, ändern oder löschen.
Wenn Sie ein Ersatzteil als Rechnungsposition hinzufügen möchten, können Sie über den Link Ersatzteil (s.(5) im Bild Eingabemaske zum Hinzufügen von Rechnungspositionen) ein Teil suchen und als Position übernehmen.
Nach dem Klick auf den Link Ersatzteil erscheint der folgende Suchdialog:
Suchen eines Ersatzteils
Im Bereich (5) werden die übereinstimmenden Ersatzteile angezeigt.
Wenn Sie eine Arbeitsoperation als Rechnungsposition hinzufügen möchten, können Sie über den Link Arbeitsoperation (s.(5) im Bild Eingabemaske zum Hinzufügen von Rechnungspositionen) eine Arbeitsoperation suchen und als Position übernehmen.
Die Bedienung der Suchmaske erfolgt analog zu Suchmaske s. Ersatzteil als Artikel hinzufügen.
Eine Rechnung durchlüft verschiedene Stadien:
Beim Ändern des Rechnungsstatus in Bezahlt wird die Rechnung im Modul Einnahmen/Ausgaben verbucht.
Im Modul Einnahmen/Ausgaben können Sie sich einen Überblick über die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens verschaffen.
Öffnen Sie dieses Modul über das Menü Firma:
Menü Firma / Einnahmen/Ausgaben
Die Liste der Einnahmen und Ausgaben ist standardmäßig sortiert nach Datum absteigend und Beschreibung:
Liste Einnahmen / Ausgaben
Zu den einzelnen Feldern eines Einahme-/Ausgabedatensatzes:
2012/007Zur Auswertung der Einnahmen und Ausgaben stehen die folgenden Statitiken zur Verfügung:
Einnahmen/Ausgaben nach Art und Monat
Einnahmen/Ausgaben nach Kategorie und Monat
Die Summenwerte in den Tabellen sind verlinkt und führen zur (gefilterten) Liste der Einnahmen/Ausgaben
In Workshop können Sie zwei verschiedene Angebotsarten anlegen: