1 Übersicht

Workshop ist die integrierte Webanwendung für das Management Ihrer Werkstatt, Kunden und Lieferanten.

1.1 Funktionsumfang

Workshop ermöglicht Ihnen das Verwalten der folgenden Daten:

1.2 Weitere Funktionen

2 Erste Schritte

Zm Starten der Anwendung rufen Sie den Link zu Workshop auf.

Geben Sie Ihre Anmeldetaten ein (Benutzer-ID und Kennwort) und klicken auf [Anmelden].

Startseite, Anmelden

Startseite, Anmelden

Wenn Ihre Anmeldedaten korrekt eingegeben wurden, wird die Anwendungsübersicht angezeigt:

Startseite nach dem Anmelden mit Bereichen

Startseite nach dem Anmelden mit Bereichen

2.1 Bereiche auf der Startseite

  1. Menüleiste
    Über die Elemente der Menüleiste können Sie alle Module der Anwendung jederzeit erreichen. Die Hauptmenüelemente beinhalten meistens einen Eintrag zum Anlegen eines neuen Datensatzes in diesem Modul und zum Anzeigen der Liste der Datensätze des Moduls (z.B. Rechnungen: Neue Rechnung anlegen und Rechnungen verwalten).
  2. Module für das Tagesgeschäft
    In diesem Bereich finden Sie Links zu den Modulen, die Sie wahrscheinlich täglich häufig verwenden (z.B. Reparaturaufträge, Rechnungen und Angebote).
  3. Module für die Verwaltung von Stammdaten
    In diesem Bereich finden Sie Links zu Modulen, die Sie eventuell weniger häufig verwenden.
  4. Benutzermenü
    Im Benützermenü wird der momentan am System angemeldete Benutzer angezeigt. Außerdem enthält es Links zum Ändern der Firmen- sowie Benutzereinstellungen.
  5. Neue Systemnachrichten über die Anwendung

3 Grundlegende Konzepte

3.1 Stammdaten verwalten

In Workshop können Sie Stammdaten, auf die Sie sich z.B. in Reparaturaufträgen oder Rechnungen beziehen möchten, auf zwei Wegen anlegen.

3.1.1 Einpflegen der Stammdaten vor Beginn der täglichen Benutzung der Anwendung

Eine mögliche Reihenfolge beim Anlegen der Stammdaten ist:

  1. Kunden anlegen
  2. Fahrzeuge der Kunden anlegen
  3. Lieferanten anlegen
  4. Ersatzteile anlegen
  5. Arbeitswerte anlegen

3.1.2 Anlegen der Stammdaten während der täglichen Benutzung

Alternativ können Sie auch direkt mit dem Anlegen eines Reparaturauftrags beginnen.

Wenn Sie festellen, daß in der Eingabemaske für einen Reparaturauftrag Stammdaten (z.B. der Kunde) fehlt, können Sie den neuen Kunden über ein Popup-Fenster anlegen:

Anlegen von neuen Stammdaten während der Arbeit

Anlegen von neuen Stammdaten während der Arbeit

Dieser neue Kunde steht danach sofort zur Auswahl im Reparaturauftrags-Formular zur Verfügung.

So wie beschrieben, können Sie auch Fahrzeuge, Arbeitswerte oder Ersatzteile anlegen.

3.2 Listenansichten

Listenansichten zeigen eine geordnete Tabelle der Daten eines Moduls, hier z.B. die Kunden:

Listenansicht - hier die Kunden

Listenansicht - hier die Kunden

In der Listenansicht finden Sie die folgenden Bereiche:

  1. Tabelle mit den Datensätzen (hier Kunde)
  2. Aufgabenbereich mit Links, die in dieser Ansicht wichtig sind (z.B. Anlegen eines neuen Kunden)
  3. Onlinehilfe für diese Ansicht mit kurzen Infos zum Vorgang
  4. Filter-Felder zum Suchen in der Tabelle.

In jeder Datensatzzeile der Tabelle befinden sich die folgenden Schaltflächen:

3.3 Filtern der Listenansicht

Zum Filtern der Daten stehen bei den Filter-Feldern

In Textfelder können Sie ein Suchwort (auch teilweise) eingeben. Drücken Sie dann [ENTER].
Auswahllisten zeigen alle möglichen Werte in der Spalte.

Wenn Sie eine Tabelle nach Feldern filtern wollen, die nicht in der Tabelle angezeigt werden, klicken Sie auf den Link Erweiterte Suche. Geben Sie Suchwerte ein oder wählen Sie Werte aus den Aufklapplisten aus und klicken dann auf [Suchen]. Die Liste wird dann aktualisiert.

3.4 Eingabemasken für Daten

Eingabemasken werden zum Anlegen von neuen Daten oder zum Ändern von bereits bestehenden Daten verwendet:

Eingabemaske für einen Datensatz

Eingabemaske für einen Datensatz

In der Eingabemaske sind verschiedenen Elemente vorhanden:

  1. Felder, die eine Eingabe erfordern (Pflichtfelder), sind mit einem Stern versehen
  2. Werte können auch aus Aufklapplisten ausgewählt werden
  3. Die [Speichern]-Schaltfläche überprüft die eingegebenen Werte, speichert den neuen oder geänderten Datensatz
    und leitet weiter in die Tabellen- oder Einzelansicht.
    Sollten einige Felder nicht korrekt ausgefüllt sein, wird die Eingabemaske wieder angezeigt und die Fehler dargestellt:
    Eingabefehler
  4. Die [Zurücksetzen]-Schaltfläche stellt die Werte wieder her so wie beim Aufrufen der Eingabemaske
  5. Die [Abbrechen]-Schaltfläche führt zurück in die Tabellenansicht

3.5 Einzelansicht von Daten

Einzelansichten eines einzelnen Datensatzes können z.B. zum Ausdrucken verwendet werden:

Einzelansicht eines Datensatzes

Einzelansicht eines Datensatzes

Außerdem sind evtl. Links zum Anzeigen von Detailinformationen vorhanden (hier Fahrzeuge, Reparaturaufträge oder Rechnungen des Kunden).

4 Firmeneinstellungen

Über das Hauptmenü oder den Link im Benutzermenü gelangen Sie zur Übersicht der Firmeneinstellungen:

Übersicht der Firmeneinstellungen

Übersicht der Firmeneinstellungen

4.1 Grundlegende Firmeneinstellungen

4.1.1 Firma

4.1.2 Steuersätze

19|Allgemeiner Steuersatz (19%)
7|ermäßigter Steuersatz (7%)
0|Umsatzsteuerfrei

4.1.3 Adresse

Die Adresse wird u.a. verwendet auf den Rechnungsausdrucken.

4.1.4 Fahrzeuginfos

4.1.5 Reparaturaufträge

4.1.6 Stundensätze

4.1.7 Rechnungsstellung

4.1.8 Mahnungen

Workshop unterstützt das Verwalten von Mahnungen in drei Stufen. Legen Sie hier die Mahngebühren und Texte für die Stufen I bis III fest.

4.1.9 Angebote

4.2 Firmen-Logo ändern

4.3 Arbeitsplätze verwalten

4.4 Benutzer verwalten

In Workshop können Sie beliebig viele Benutzer anlegen, die mit dem System arbeiten können.

Workshop enthält ein Berechtigungssystem, über das die erlaubten Tätigkeiten eines Benutzers gesteuert werden.

4.4.1 Berechtigungen

4.5 Daten importieren

5 Benutzereinstellungen

5.1 Persönliche Einstellungen ändern

Hier können Sie die folgenden persönlichen Infos ändern:

Nach einer Änderung klicken Sie auf [Speichern].

5.2 Anwendungskennwort ändern

Geben Sie das neue Kennwort zweimal ein und klicken Sie auf [Speichern]].

6 Kunden

7 Fahrzeuge

8 Lieferanten

9 Ersatzteile

In WorkShop können Ersatzteile verwaltet werden, um sie beim Aufstellen eines Reparaturauftrags einfach zu finden und zuordnen zu können.

Ansicht eines Ersatzteils

Ansicht eines Ersatzteils

10 Arbeitsoperationen

In WorkShop können Arbeitsoperationen verwaltet werden, um sie beim Aufstellen eines Reparaturauftrags einfach zu finden und zuordnen zu können.

Ansicht einer Arbeitsoperation

Ansicht einer Arbeitsoperation

11 Reparaturauftrag

Sie können einen neuen Reparaturauftrag auf verschiedenen Wegen anlegen:

Beim Anlegen eines Reparaturauftrags über den Kalender wird entweder die angeklickte Stundenzeile als Startzeit übernommen oder bei einem Klick in den Ganztags-Bereich die Checkbox Ganztags ausgewählt.

Nach dem Speichern des neuen Auftrags gelangen Sie in die Ansicht des Auftrags.

Hier können Sie dem Auftrag entweder auszuführende Arbeitsoperationen oder zu verwendende Ersatzteile hinzufügen.

11.1 Auftrags-Nummer

Die Auftragsnummer wird beim Anlegen des Auftrags automatisch berechnet, basierend auf der Nummerierungsvorlage in Ihren Firmeneinstellungen.

11.2 Startzeit / Ganztägige Reparatur

11.3 Arbeitsplatz / Mechaniker

Die Angabe des Arbeitsplatzes und des Mechanikers (s.Firmeneinstellungen/Arbeitsplätze und Benutzer) ermöglicht die Anzeige des Reparaturauftrags im Kalender, wenn er entweder nach Arbeitsplatz oder Mechaniker gefiltert dargestellt wird.

11.4 Fehlende Stammdaten

Wenn Sie beim Anlegen eines neuen Reparaturauftrags feststellen, daß Sie evtl. den Kunden , das Fahrzeug oder den Arbeitsplatz noch nicht angelegt haben, klicken Sie rechts neben der entsprechenden Aufklappliste auf das Neu-Icon-Icon.
In der angezeigten Popup-Eingabemaske können Sie den fehlenden Stammdatensatz nachtragen und speichern. Der Datensatz wird dann zur Aufkplappliste hinzugefügt und ausgewählt (s. auch Anlegen der Stammdaten während der täglichen Benutzung).

11.5 Auftragsstatus

Ein Reparaturauftrag durchlüft verschiedene Stadien:

  1. Neu
  2. Reparatur läuft
  3. Reparatur abgeschloßen
  4. Reparatur in Rechnung gestellt

Sie können den Status weiterschalten entweder in der Einzelansicht oder in der Eingabemaske des Auftrags:

Stati eines Reparaturauftrags

Stati eines Reparaturauftrags

Im Bild bedeutet

  1. Der momentante Status (hier Reparatur abgeschloßen)
  2. Der nächste Status

11.6 Arbeitsoperationen hinzufügen

Im Rahmen einer Reparatur werden Arbeitsoperationen (einzelnen Tätigkeiten) durchgeführt und evtl. Ersatzteile verwendet.

Nach dem Anlegen eines neuen Reparaturauftrags oder auch im Status Reparatur läuft können Sie Arbeitsoperationen hinzufügen.

Arbeitsoperation hinzufügen

Arbeitsoperation hinzufügen

Die Eingabemaske für die neue Arbeitsoperation wird angezeigt:

Eingabemaske für eine neue Arbeitsoperation

Eingabemaske für eine neue Arbeitsoperation

Die Arbeitsoperation wird dem Auftrag (mit der bei der Arbeitsoperation hinterlegten geplanten Zeit) hinzugefügt.

Zum Ändern der Arbeitsoperation klicken Sie in der Tabelle der Arbeitsoperationen des Auftrags auf das Bearbeiten-Icon-Icon.

11.7 Ersatzteile hinzufügen

Arbeitsoperation hinzufügen

Arbeitsoperation hinzufügen

Die Eingabemaske für das neue Ersatzteil wird angezeigt:

Eingabemaske für ein neues Ersatzteil

Eingabemaske für ein neues Ersatzteil

Das Ersatzteil wird dem Auftrag hinzugefügt.

Zum Ändern des Ersatzteils klicken Sie in der Tabelle der Ersatzteile des Auftrags auf das Bearbeiten-Icon-Icon.

11.8 Reparaturauftrag in Rechnung stellen

Wenn der Auftrag abgeschlossen ist (d.h. alle Arbeitsoperationen und verwendeten Ersatzteile eingetragen wurden), können die Daten des Auftrags in eine neue Rechnung übernommen werden.

Klicken Sie dazu auf den neuen Status Reparatur in Rechnung gestellt. Nach einer Rückfrage wird die Eingabemaske für eine neue Rechnung angezeigt:

Rechnung aus Reparaturauftrag anlegen

Rechnung aus Reparaturauftrag anlegen

Siehe auch

12 Kalender

Im Kalender werden die folgenden Termine angezeigt:

12.1 Termine verwalten

13 Rechnungen

Sie können eine Rechnung auf verschiedene Arten erstellen:

Beim Anlegen einer Rechnung über den Aufgaben-Link Neue Rechnung anlegen ist es nicht erforderlich, vorher einen Reparaturauftrag anzulegen und diesen dann in die Rechnung zu übernehmen.
So kann z.B. eine Rechnung nur für verkaufte Ersatzteile - ohne zugeordnetes Kundenfahrzeug - erstellt werden.

13.1 Neue Rechnung anlegen

Wenn Sie eine neue Rechnung über den Aufgaben-Link Neue Rechnung anlegen im Rechnungen-Modul erstellen, wird die folgende Eingabemaske angezeit:

Eingabemaske für eine neue Rechnung

Eingabemaske für eine neue Rechnung

Rechnungsnummer (1)
Die Rechnungsnummer wird beim Anlegen der Rechnung automatisch berechnet basierend auf der Nummerierungsvorlage in Ihren Firmeneinstellungen.

Kunde (2)
Wählen Sie einen bereits angelegten Kunden aus oder erfassen Sie über Neuer Kunde einen neuen Kunden, der danach in der Auswahliste gewählt ist.
Siehe auch Anlegen der Stammdaten während der täglichen Benutzung.

Titel (3)
* Wenn im Rechnungstitel einer der folgenden Platzhalter verwendet wird, wird dieser
beim Ausdruck der Rechnung ersetzt durch den entsprechenden Wert:

Tabelle: Rechnungstitel-Platzhalter
Platzhalter Wert
_INVOICE_NBR_  Rechnungsnr.
_DATE_MONTH_NN_ Datum Monat (z.B. ‘07’ für Juli)
_DATE_MONTH_WIDE_ Datum Monat (z.B. ‘Juli’)
_DATE_MONTH_ABBR_ Datum Monat (z.B. ‘Jul’)
_DATE_MONTH_NARROW_ Satum Monat (z.B. ‘J’)

Kopzeile (4)
Sie können den Standardtext für dieses Feld in in Ihren Firmeneinstellungen festlegen.

Zahlungsbedingungen (5)
Sie können den Standardtext für dieses Feld in in Ihren Firmeneinstellungen festlegen.

Fusszeile 1 (6)
Sie können den Standardtext für dieses Feld in in Ihren Firmeneinstellungen festlegen.

Fusszeile 2 (7)
Sie können den Standardtext für dieses Feld in in Ihren Firmeneinstellungen festlegen.

Klicken Sie anschließend auf [Anlegen] und fahren mit dem Hinzufügen der Rechnungspositionen fort.

13.2 Rechnung aus Reparaturauftrag anlegen

Wenn Sie eine Rechnung zu einem Reparaturauftrag anlegen wollen:

Es wird die Eingabemaske für eine neue Rechnung angezeigt. In der Maske wurden die folgenden Felder bereits aus dem Reparaturauftrag übernommen:

Klicken Sie anschließend auf [Anlegen].

Wenn im Reparaturauftrag bei einer Arbeitsoperation bzw. einem Ersatzteil keine tatsächlich verbrauchten Mengen eingetragen wurden, werden in der Rechnungsposition die geplanten Zeiten bzw. Mengen zur Preisberechnung verwendet.

13.3 Rechnungspositionen hinzufügen

Rechnungspositionen können entweder Arbeitsoperationen oder Ersatzteile beinhalten.

Nach dem Anlegen einer neuen Rechnung erscheint die Eingabemaske zum Hinzufügen von Rechnungspositionen:

Eingabemaske zum Hinzufügen von Rechnungspositionen

Eingabemaske zum Hinzufügen von Rechnungspositionen

Rechnung (1)
Die Rechnung, zu der die neue Rechnungsposition hinzugefügt werden soll, ist bereits ausgewählt.

Lfd. Nr. (2)
Die laufende Nummer der Position wird bei jeder weiteren Position automatisch hochgezählt. Sie können durch Ändern der laufenden Nummer aber auch die Reihenfolge der Positionen innerhalb der Rechnung ändern.

Preis (3)
Geben Sie den Preis als Netto-Wert ein.

Steuersatz (4)
Geben Sie die Mehrwertsteuer als Prozentzahl (z.B. “19”) ein.

Der Gesamt-Bruttopreis der Position wird nach dem Speichern berechnet aus:

Gesamtbruttopreis=Menge*Nettopreis*(100+Mehrwertsteuer)/100

Nach dem Klick auf [Anlegen] wird die neue Rechnungsposition gespeichert und die Eingabemaske wieder angezeigt zum Hinzufügen weiterer Positionen.

Wenn Sie alle Positionen hinzugefügt haben, klicken Sie in der Positionen-Eingabemaske auf [Abbrechen].

Es wird nun die Einzelansicht der Rechnung angezeigt:

Einzelansicht einer Rechnung

Einzelansicht einer Rechnung

Mit den Icons Anzeigen, Bearbeiten Löschen können Sie einzelne Rechnungspositionen anzeigen, ändern oder löschen.

13.4 Ersatzteil als Artikel hinzufügen

Wenn Sie ein Ersatzteil als Rechnungsposition hinzufügen möchten, können Sie über den Link Ersatzteil (s.(5) im Bild Eingabemaske zum Hinzufügen von Rechnungspositionen) ein Teil suchen und als Position übernehmen.

Nach dem Klick auf den Link Ersatzteil erscheint der folgende Suchdialog:

Suchen eines Ersatzteils

Suchen eines Ersatzteils

Im Bereich (5) werden die übereinstimmenden Ersatzteile angezeigt.

13.5 Arbeitsoperation als Artikel hinzufügen

Wenn Sie eine Arbeitsoperation als Rechnungsposition hinzufügen möchten, können Sie über den Link Arbeitsoperation (s.(5) im Bild Eingabemaske zum Hinzufügen von Rechnungspositionen) eine Arbeitsoperation suchen und als Position übernehmen.

Die Bedienung der Suchmaske erfolgt analog zu Suchmaske s. Ersatzteil als Artikel hinzufügen.

13.6 Rechnungsstatus

Eine Rechnung durchlüft verschiedene Stadien:

  1. Neu
  2. Ausgedruckt
  3. Offener Posten
  4. Mahnstufe 1
  5. Mahnstufe 2
  6. Mahnstufe 3
  7. Bezahlt (teilweise)
  8. Bezahlt

13.6.1 Status Bezahlt

Beim Ändern des Rechnungsstatus in Bezahlt wird die Rechnung im Modul Einnahmen/Ausgaben verbucht.

13.7 Rechnung ausdrucken

14 Mahnungen

15 Einnahmen/Ausgaben

Im Modul Einnahmen/Ausgaben können Sie sich einen Überblick über die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens verschaffen.

Öffnen Sie dieses Modul über das Menü Firma:

Menü Firma / Einnahmen/Ausgaben

Menü Firma / Einnahmen/Ausgaben

Die Liste der Einnahmen und Ausgaben ist standardmäßig sortiert nach Datum absteigend und Beschreibung:

Liste Einnahmen / Ausgaben

Liste Einnahmen / Ausgaben

Zu den einzelnen Feldern eines Einahme-/Ausgabedatensatzes:

15.1 Einnahmen-/Ausgabenstatistiken

Zur Auswertung der Einnahmen und Ausgaben stehen die folgenden Statitiken zur Verfügung:

Einnahmen/Ausgaben nach Art und Monat

Einnahmen/Ausgaben nach Art und Monat

Einnahmen/Ausgaben nach Kategorie und Monat

Einnahmen/Ausgaben nach Kategorie und Monat

Die Summenwerte in den Tabellen sind verlinkt und führen zur (gefilterten) Liste der Einnahmen/Ausgaben

16 Angebote

In Workshop können Sie zwei verschiedene Angebotsarten anlegen:

16.1 Arbeitsleistungsangebote

16.2 Fahrzeugangebote